每天邮件这么多，该如何有效地管理邮件？

邮件是外贸业务员跟进客户的重要渠道，经常用邮箱工作的朋友都有感触：

“工作时间长了之后，邮件太多，找起东西来实在不方便，还占用空间。有时候想删掉一些用处不大的邮件，但面对邮件“茫茫大海”，却不知道该从哪里开始整理。”

那么，有什么好的方式可以把邮件快速分类整理吗？

答案是有的。其实只要把邮箱绑定在OKKI CRM上，可以快速高效地将邮件进行归类，一起来看看吧。

1、客户邮件自动归类

完成客户建档之后，OKKI CRM会自动把与客户的往来邮件进行归类，并按照“客户分组、客户来源、客户状态、客户类型、客户星级、客户活跃度”这几个类别整齐划分好。

（图片来源：OKKI CRM测试账号）

在每个分类旁边，还会自动显示该分类的具体客户数、未读邮件数，方便业务员查阅。

（图片来源：OKKI CRM测试账号）

2、自动给邮件打标签

“给邮件打标签“可以理解为业务员自己对这封邮件做的一个小标记。

如果是一些重点业务邮件，如询盘、报价、PI、CI、PL、水单等，OKKI CRM会自动识别并打上标签。

（图片来源：OKKI CRM测试账号）

举个例子，如果是阿里巴巴国际上来的询盘邮件，系统都会自动打上“平台询盘”的标签。如果邮件标题、内文或附件中含有“PI”字样，系统也会自动识别并打标签，方便业务员。

要是想要自定义标签，OKKI CRM也支持自定义标签和颜色，比如按客户风格，可以设置为“守时”、“干脆利落”、“爽快大方”等类型。

（图片来源：OKKI CRM测试账号）

3、文件夹自动归类

文件夹可用作于邮件分类和高效管理邮件类型。比如重要客户发来的邮件，都在收件箱比较分散，可以通过创建文件夹进行归档。

常规的邮箱管理软件都会有文件夹的功能，但OKKI CRM更为智能，可以通过设置收件规则，让邮件自动归类到对应文件夹里。

举个例子，在“收件规则”中设置好，当发件人是客户分组中的VIP客户、且邮件中含有“报价”字样，系统就会把这封邮件自动归档到“重要客户文件夹”中，并打上“报价”标签。

（图片来源：OKKI CRM测试账号）

4、按角色自动分类

为了方便业务员查看不同类型的邮件，在邮件列表的上方，还会根据不同角色类别（客户、同事、通讯录）自动分类，方便业务员快速查看。

（图片来源：OKKI CRM测试账号）

5、两个隐藏邮件功能

（1）待处理邮件提醒

待处理邮件类似于一个邮件提示的功能，提示我们什么时候去处理某封邮件。比如公司下达了邮件通知，业务员跟进客户暂时没时间去查看邮件，可以设置为待处理邮件。

（图片来源：OKKI CRM测试账号）

（2）重要邮件打钉

如果有一些需要反复查看的重要邮件，比如客户那边发的报价资料，可以用打钉功能固定住，再通过快捷按钮查找就非常方便。

（图片来源：OKKI CRM测试账号）

6、小结

通过以上的方法，琐碎的邮件一下就被整齐分类啦！

总之，把邮件用好，查找起来更方便，所有的工作分类也都能一目了然，将会大大提升业务员的工作效率。

了解更多详情，请添加客服二维码，备注【雨果】。

（编辑：江同）